ปัจจุบัน ธุรกิจ SME เกิดขึ้นมากมาย ซึ่งเป็นธุรกิจขนาดไม่ใหญ่นัก และเจ้าของธุรกิจมักทำหลายอย่างด้วยตัวเองเพื่อลดค่าใช้จ่ายในการจ้างพนักงาน เช่น การทำบัญชี ซึ่งหลายๆ ครั้งการจัดการบัญชีก็มีความยุ่งยาก เนื่องจากรายการและขั้นตอนต่างๆ ที่มากเกินไป หรือความล่าช้าในการทำงาน ดังนั้นโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปจึงเป็นตัวช่วยที่ดีในหลายๆ ธุรกิจทีเดียว
โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป คืออะไร?
โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป คือ โปรแกรมที่ทำหน้าที่บันทึกข้อมูลทางบัญชี ประมวลผล และแสดงผลในคอมพิวเตอร์ โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปได้รับการพัฒนาขึ้นเนื่องจากแต่เดิมเราจะทราบข้อมูลทางบัญชีของบริษัทได้ก็ต่อเมื่อมีการซื้อขายเกิดขึ้นแล้ว แล้วฝ่ายบัญชีจึงนำข้อมูลมาบันทึก ประมวลผล ซึ่งอาจใช้เวลาเป็นเดือน ทำให้ข้อมูลไม่เป็นปัจจุบัน หลายครั้งทำให้ไม่สามารถประเมินได้ว่า มีกำไร หรือขาดทุนเท่าไหร่ในตอนที่จำเป็นต้องวางแผนการทำงาน จึงทำให้งานออกมาไม่ดีพอ เช่น ไม่รู้ข้อมูลทางบัญชีจึงไม่รู้ว่าควรตุนสินค้าและวัตถุดิบไว้แค่ไหน แต่โปรแกรมบัญชีจะช่วยในการบันทึกและประมวลผลได้ทันที
ทั้งนี้ โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปยังได้รับการพัฒนามาให้เหมาะกับธุรกิจ SME ที่เป็นธุรกิจที่มีขนาดไม่ใหญ่นัก การใช้โปรแกรมบัญชีจะช่วยลดต้นทุนในการจ้างนักบัญชี และทำให้การทำบัญชีมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยผู้ใช้งานสามารถเลือกซื้อเฉพาะส่วนที่ต้องการใช้งานในธุรกิจได้ เช่น โปรแกรมจัดซื้อ โปรแกรมสต็อก และถ้าต้องการติดตั้งส่วนอื่นๆ เพิ่ม ก็สามารถซื้อมาติดตั้งเพิ่มได้ เช่น โปรแกรมการขาย เป็นต้น
ข้อดีของโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป
- ประหยัดค่าใช้จ่าย
การใช้โปรแกรมสำเร็จรูปจะช่วยลดค่าใช้จ่ายหลายด้าน เช่น การจ้างพนักงานบัญชี ไม่ว่าจะพนักงานประจำหรือจ้างเฉพาะโปรเจ็คต์แบบชั่วคราว
- ประหยัดเวลา
โปรแกรมบัญชีมีระบบจัดรายการบัญชีเป็นหมวดโดยอัตโนมัติ ทำให้ไม่ต้องเสียเวลาคอยนั่งแยกหมวดหมู่ด้วยตนเอง
- ใช้ได้ทุกที่ทุกเวลา
ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน เมื่อไหร่ แค่มีอุปกรณ์ที่สามารถใช้โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปได้และอินเทอร์เน็ต ก็สามารถใช้ทำบัญชีได้
- ไม่จำเป็นต้องเชี่ยวชาญด้านบัญชีก็ใช้ได้
โปรแกรมบัญชีได้รับการออกแบบมาให้ใช้งานง่าย ผู้ใช้แค่รู้หลักการทำบัญชีเบื้องต้นก็สามารถใช้งานได้
- หมดปัญหารายการบัญชีเงินเดือนพนักงาน
โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปช่วยในการจัดการเงินเดือนพนักงาน ค่าเบิกจ่ายต่างๆ ได้สะดวกและง่ายดายมากขึ้น
ค่าใช้จ่ายในการใช้โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป
การใช้โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปอย่างของโปรแกรมบัญชีออนไลน์ SMEMOVE แน่นอนว่ามีแบบฟรีให้ใช้งาน แต่ก็จะมีข้อจำกัด คือ มีผู้ใช้งานได้เพียง 1 คน พื้นที่เก็บไฟล์เพียง 200 MB และบันทึกได้ 500 รายการซื้อขายต่อเดือน ถ้าเป็นบริษัทที่มีรายการซื้อขายมากย่อมไม่เพียงพอ
ถ้าต้องจัดการรายการบัญชีเงินเดือนพนักงานที่มีจำนวนมาก ควรใช้แพ็กเกจที่มีการเสียค่าใช้จ่ายเพื่อให้สามารถใช้งานโปรแกรมได้อย่างมีประสิทธิภาพ จึงเป็นอีกทางเลือกหนึ่งของบริษัท SME โดยสามารถจ่ายเป็นรายเดือนหรือรายปีก็ได้ มีแพ็คเกจให้เลือกหลายแบบดังนี้
- แพ็คเกจเบสิก 119 บาทต่อเดือน
ผู้ใช้งาน 5 คน, พนักงาน 15 คน, พื้นที่เก็บไฟล์ 2 GB และไม่จำกัดรายการซื้อขาย
- แพ็คเกจพรีเมี่ยม 399 บาทต่อเดือน
ผู้ใช้งาน 10 คน, พนักงาน 30 คน, พื้นที่เก็บไฟล์ 3 GB และไม่จำกัดรายการซื้อขาย
- โปรแพ็คเกจ 699 บาทต่อเดือน
ผู้ใช้งาน 15 คน, พนักงาน 45 คน, พื้นที่เก็บไฟล์ 5GB และไม่จำกัดรายการซื้อขาย
โปรแกรมบัญชีมีประโยชน์อย่างมาก แต่แน่นอนว่าย่อมมีข้อเสีย คือสามารถใช้ได้เมื่อมีอินเทอร์เน็ตเท่านั้น แต่เมื่อเทียบกับข้อดีอื่นๆ แล้วก็ถือว่าคุ้มค่า เพราะนอกจากจะทำบัญชีง่ายดายขึ้น ประหยัดต้นทุน ประหยัดเวลาแล้ว ยังทำให้การวางแผนธุรกิจเป็นไปได้ดีขึ้นอีกด้วย
